辦公室工作培訓

1、,辦公室工作綜述,辦公室工作要領,辦公室公文概述,辦公室文種應用,1,辦公室工作概論,,2,3,4,,,,,辦公室工作概論,辦公室工作要領,辦公室文種應用,辦公室公文概述,,,1,,2,,,3,,,4,,,,一,辦公室工作,權威性,及時性,縱向性,辦公室工作的特點,01,,03,02,,,,管理是主干,組織中樞,協(xié)調時核心,幕后英雄,服務是根本,溝通橋梁,二,辦公室的三大功能,,辦公室的工作內容,辦文,辦事,辦會,,1、參與事務,2、掌

2、管政務,3、做好服務,,為上級分憂，為同事解難，為全員服務。,給領導出主意，提建議，擬方案。,政務、后勤、宣傳等方面的事務,辦公室的基本任務,三,,辦公室工作的主要特點,,,,,,,,,政策性強,要吃準,事務繁雜,要清理,工作標準高,要嚴格,業(yè)務跨度大,工作強度大,被動大于主動,要學習,要調節(jié),要服從,四,,辦公室工作概論,辦公室工作要領,辦公室文種應用,辦公室公文概述,,,1,,2,,,3,,,4,,,,,,,,,,觀點一,想

3、干事,能干事,干成事,不出事,,想干事,是一種狀態(tài)，一種激情,,能干事,是一種能力，一種膽識,,干成事,是一種追求，一種效益,,不出事,是一種底線，一種堅守,,,,,,細化,是精細化的前提,量化,科學見于計量,流程化,管理始于流程,標準化,績效始于標準,協(xié)同化,高效來自協(xié)作,嚴格化,控制在于嚴格,實證化,真相見于實證,精細化,優(yōu)勢來源精細,觀點二：,辦公室工作無小事，事事都要精細化。,,,,,,,,,,,,,,觀點三：善于思考，勤于練

4、筆。,復雜事情簡單化,實踐經(jīng)驗理念化,1,2,3,核心理念故事化,4,點綴做到詩詞化,5,正式講話格式化,6,正式文件規(guī)范化,,辦公室工作概論,辦公室工作要領,辦公室文種應用,辦公室公文概述,,,1,,2,,,3,,,4,,,,,,一、公文的概念,公文，是公務活動中所形成和使用的文字材料，是方針、政策、法規(guī)、政令和信息、情況的表現(xiàn)者、運載者，是機關實施管理的基本手段和重要工具，發(fā)揮著上令下達、下情上報和信息溝通的重要作用。,,公文有法定

5、的權威,公文有特定的效用,公文有規(guī)范的體式,公文有規(guī)定的處理程序,公文有法定的作者,二、公文的特點,1,2,3,4,5,,領導和指導作用,行為規(guī)范作用,傳遞信息作用,公文聯(lián)系作用,憑證記載作用,1,2,3,4,5,三、公文的作用,四、公文的分類,黨政機關使用的正式文種為15種,上行文,平行文,下行文,如請示、報告、意見等,如通知、意見、函等,如通知、通報、批復、意見、決定、決議、指示、會議紀要等。,1、根據(jù)公文的行文關系，可分為：,,

6、,,,2、根據(jù)公文所起的作用不同，可分為：,法規(guī)性公文,如條例、規(guī)定、辦法、章程、守則、規(guī)范、制度等。,指導性公文,如命令、公告、決定、決議、通知、紀要、意見等。,陳述性公文,如工作總結、工作情況報告、調查報告等。,,,,,,,,,,,,,,,,,請示答復性公文,如請示、批復、復函等。,溝通情況性公文,如通報、簡報等。,宣傳教育性公文,如講話稿、通告等。,商洽性公文,如函等。,4,5,6,7,,,,,,五、公文的格式項目（9個項目）,

7、（一）版頭 （二）發(fā)文字號 （三）標題 （四）主送機關（五）正文（六）附件（七）發(fā)文機關（八）成文日期（九）抄送機關,六、公文的基本格式,公文的格式是指公文文面外形的項目、標記及其在文面上的組成。,為保證公文版面的莊重大方，規(guī)定版心尺寸與頁邊：版心尺寸為156mm×225mm，公文天頭（上白邊）為37㎜±1㎜（上行文、下行文相同），公文訂腳（下白邊，含頁碼）為35mm±1mm,公文訂口（左白

8、邊）為28㎜±1㎜，公文裁口（右白邊）為26mm±1mm。（見下圖）,,210mm,,297mm,,,156mm×225mm,,,,28mm,35mm,37mm,26mm,2、排版與裝訂規(guī)格,,撐滿版心,為方便印刷，可適當調整，保持版心高度不變。,,,,】,】,,,,,,3、頁碼規(guī)格,頁碼用4號半角宋體阿拉伯數(shù)碼標識，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)碼左右各放一條一字線，一字線上距版心下邊緣7㎜。單頁碼居右空一

9、字，雙頁碼居左空一字，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與下文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)排。,4、格式要素,,,版頭,主體,版記,公文格式各要素劃分為三個部分,如下圖,5、版頭要素 示意圖,,000001機 密特 急 35mm××

10、×××文件,密級和保密期限,,,,,★,,,份號,緊急程度,,,,,,,,發(fā)文機關標志,×××〔2014〕7號 發(fā)人：×××,發(fā)文字號,簽發(fā)人,,,,,(2),,,(1),(3),份號,密級和保密期限,緊急程度,涉密公文應當標注份號。一般用3-6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心內左上角第一行。,標注

11、密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心內左上角第二行。如需標注期限，中間用實心★隔開，數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。例如：機密★1年。根據(jù)《保密法》規(guī)定，不標注保密期限的文件，可視為管10年，機密20年，絕密30年后自行解密。,緊急公文分別標注 “特急”“加急”，一般用3號黑體字頂格編排在版心左上角。,,,,（4）發(fā)文機關標識,由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，主要用于下行文；,使用發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱（不帶括號和文

12、種），上行文、下行文均可適用。發(fā)文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm（上行文、下行文相同），推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，字體莊重、規(guī)范、大小適度（一般不大于上級機關同類公文的字號）,聯(lián)合行文時，可并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可單獨使用主辦機關名稱。,如需同時標注聯(lián)合發(fā)文機關名稱，一般將主辦機關名稱排列在前；,如有“文件”二字，應當置于發(fā)文機關名稱右側，聯(lián)合行文時，也可以不帶“文件”二字。（如右圖）,,,（6）,發(fā)文字號,簽發(fā)

13、人,一般用3號仿宋體字，編排在發(fā)文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿位伯數(shù)字標注，年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入，發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位，即1不編為01，后加“號”字。例如：青辦字〔2014〕1號,新《條例》第九條明確規(guī)定：“上行文應當標注簽發(fā)人姓名。”簽發(fā)人一般是部門單位的主要負責同志。主要負責同志不在時，需征求意見后注明同意意見。聯(lián)合發(fā)文時，需要各發(fā)文單位主要負責同志會簽。,“簽發(fā)人”三字用3號仿宋

14、體字，三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字編排在發(fā)文機關標志下空二行位置，簽發(fā)人中姓名用3號楷體字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處同在一行，見下圖,,,000001機密★1年特急×××××,,,×××〔2013〕7號 簽發(fā)人：×××,,★,,“簽發(fā)人”三

15、字用3號仿宋體，簽發(fā)人姓名用3號楷體。,發(fā)文機關標志下空2行編排“簽發(fā)人”，由“簽發(fā)人”3字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空1字。,,,,,,,,如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關的排列順序，從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。（見下圖）,,000001機密★1年特急××××&

16、#215;× × ××××××,,,,,,,★,×××〔2013〕7號,發(fā)文機關標志下空二行編排“簽發(fā)人”由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字,,,多個簽發(fā)人，每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊,,,簽發(fā)人：××× ×××,&#

17、215;××,,6、主體部分要素,（１）標題,由發(fā)文機關名稱、事由、文種組成。,一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中編排；多行標題排列應當采用梯形或菱形，不采用上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏形。,回行時，要做到詞意完整，排列美觀，長短適宜，間距恰當。,多行標題排列為：,正寶塔,倒寶塔,菱形,正寶塔,中共西寧市委關于認真學習貫徹黨的十七屆六中全會精神的通知,中共西寧市委關

18、于認真學習貫徹黨的十七屆六中全會精神的通知,倒寶塔,菱形,中共西寧市委關于認真學習貫徹黨的十七屆六中全會精神的通知,不采用的兩種形式：,上下長度一樣的長方形,上下長、中間短的沙漏形,,中共西寧市委關于認真學習貫徹黨的十七屆六中全會精神的通知,,,,,中共西寧市委關于認真學習貫徹黨的十七屆六中全會精神的通知,,,一般用3號仿宋體編排于標題下空一行位置，居左頂格。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱

19、移至版記。（見下圖）,,,,,主送：××× ××× ×××、 ××× ×××。抄送：××× ××× ×××、 ×× ××× ××

20、、 ×× ××× ××× ×××,,××× ××× ×××,2013年7月1日印發(fā),,-2-,,主送機關移到版記中，主送機關與抄送機關之間不用分割線分開。,,,（2）主送機關,（3）正文,（4）附件說明,,,公文首頁必須顯示

21、正文。一般用3號仿宋體字編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次正文中結構層次序數(shù)依次為：“一、” “（一）” “1.” “（1）” 其中：一級標題用黑體字、二級標題用楷體字（加粗）、三級標題用仿宋體字（加粗）、四級標題用仿宋體字標注。,如有附件，一般用3號仿宋體字，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱，附件名稱后不加標點符號。如有兩面三以上附件，附件名稱前面用

22、阿拉伯數(shù)字標注附件的順序號,如： 附件：1．××××× ××××× ××××× ××××× ×××××,××××× 

23、5;×××× ×××××,２．××××× ××××× ×××××,不加蓋印章的公文,（５）發(fā)文機關署名、成文日期和印章,用阿拉伯數(shù)字標注，年份應標全稱，月、日不編虛位，如１不編為０１。,7、版記部分要

24、求,抄送機關,版記中的分隔線與版心等寬．首條和末條分隔線用粗線。,如有抄送機關，無論抄送上級、平級還是下級機關，均用”抄送“不用”抄報“。一般用４號仿宋體字節(jié)，在印發(fā)機關和印發(fā)日期上一行、左右各空一字編排。,印發(fā)機關和印發(fā)日期：印發(fā)機關和日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上。印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字標注，年份應標全稱，月，日不編虛位，如１不編為01，后加”印發(fā)“二字。,版記中取消主題詞格式要素。一般用４號

25、半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣這下，數(shù)字左右各放一條一字線，一字線距版心下邊緣７mm。,版記部分意識圖,,,,,,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX X XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。,主送：XXXXXXXXXXXXXX。 抄送：XXXXXXXXXXXXXXXXXXX。,,,,— 4 —,

26、,XXXXXX 2013年5月3日印發(fā),,,,附件XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX X。 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 。,抄送：XXXXXXXXXXXXXX

27、XXXXXX XXXXXXXX。,,,,,XXXXXX 2013年5月3日印發(fā),,,— 2 —,七、特殊格式,法定格式，我們稱之為“文件式格式”。這一格式是最普遍的格式，但除了這一格式之外，《中華人民共和國國家標準·國家行政機關公文格式》中還規(guī)定了一些特殊的格式。,,,,,青海省××××廳,,,,,××

28、×〔2012〕10號,×××××關于××××的通知×××××： ×××××××××××××××××

29、15;××××××××××××××。 ××××××××××××××××××××

30、15;××××××××××××××××××××××××××××××××××××&

31、#215;××××。 ××××××××××××××××××××××××××××××&

32、#215;××××××××××××××××××××××××××××××××××××

33、;××××××××××××××××××××××××××××××××××××

34、15;×××××××××××。,,,,30mm(標志上邊緣至上頁邊空距為30mm）,20mm（紅色雙線（上細下粗），距下頁邊20mm,（二）紀要格式,紀要標志由“×××紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，使用紅小標宋體字，字號大小自定。（見下圖）,紀要編號作用等到同于發(fā)文字號，可居中

35、編排在發(fā)文機關標志下空二行位置。,標出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名。,紀要格式可以根據(jù)實際制定，紀要不加蓋印章。,-1-,,,,×××××紀要（×××）×××××

36、 2012年7月1日××××××××,,××××××××××××××××××××××××××

37、××××××××××××××××××××××××××××××××××××&#

38、215;××××××。 ××××××××××××××××××××××××××××&#

39、215;×××××××××××××××××××。,-1-,××××××××××××××××

40、;××××××××××××××××××××××××××××××××××。 出席

41、：×××、×××、×××、×××、 ×××、 ×××。 請假： ×××、 ×××。 列席： ×××、

42、×××、×××。,,,,,分送：×××××，×××××。,××××××××× ××××年×月×日印發(fā),-2-,會議紀要

43、首頁示例,會議紀要末頁示例,,辦公室工作概論,辦公室工作要領,辦公室文種應用,辦公室公文概述,,,1,,2,,,3,,,4,,一、公文版面規(guī)定,公文版面規(guī)定是依據(jù)國家標準對應用文的文本形式要素作出的相應規(guī)定。,用紙規(guī)格,公文用紙采用60g/m2_ 80m2 膠版紙或復印紙，紙張白度在90度左右。規(guī)定的Ａ4型紙，其成品幅面尺寸為：210㎜×297㎜，允許誤差±2mm,（1）,（2）,,二、適用范圍,1、上行文常用的文種

44、：請示、報告、意見。,請示,報告,意見,用于向上級機關請求指示、批準。,用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議、答復上級機關的詢問。,上行文中的意見內容多是對工作中一些重大問題提出見解和處理方法及所遇到的困難，要求上級給予指示或支持。,（3）,,,,,2、平行文常用的文種：通知、意見、函。,通知,意見,函,用于發(fā)布黨的法規(guī)、任免干部、傳達上級機關的指示、轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文、批轉下級機關的公文、發(fā)布要求下級機關辦理和有關

45、單位共同執(zhí)行或者周知的事項。,平行文中的意見是不相隸屬機關之間相互行文，對涉及某一重要問題所提的見解和處理方法，如供對方參考而不需要回復的，應用“意見”， 反之，則要用“函”,用于機關之間商洽工作，詢問和答復問題，各無隸屬關系的有關主管部門請求批準等。,通知,,,通報,,批復,意見,,3、下行文常用的文種：通知、通報、批復、意見、決定、決議、會議紀要。,用于發(fā)布黨的法規(guī)、任免干部、傳達上級機關的指示、轉發(fā)上級機關和不相 隸屬機關的公文、

46、批轉下級機關的公文、發(fā)布要求下級機關辦理和有關單位共同執(zhí)行或周知的事項。,用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。,用于答復下級機關的請示。,作為下行文，文中對貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級機關應遵照執(zhí)行；無明確要求的，下級機關可參照和執(zhí)行。,,,,決定,決議,會議紀要,用于對重大事項作出決策和安排。,用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。,用于記載會議的主要精神和議定事項。,（1）,,（2）,三、寫作要領,1、上行文：請示、報告、

47、意見。,要一文一事,不多頭請示,一般不要越級請示,行文中如不是一文一事，就可能出現(xiàn)某些事項屬于職權范圍之 內，有些事項可能超過出職權范圍的情況，以致使領導機關難以批復，影響請示目的的實現(xiàn)。,多頭請示容易因責任不清，互相扯皮延誤工作。因此，請示只能主 送一個機關。,在特殊情況下必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關。,（3）,,,,,,,,,,請示與報告雖同屬上行文，但兩者之間卻有著嚴格的區(qū) 別。比如“報告”對上級沒有肯定性的批復要

48、求，而“請示”則相反；在行文時間上，“報告”是事中或事后行文，而“請示”則是事前行文；上級對下級 報送的“報告”，可作批示也可不作批示，一切由上級酌情處理。如需批示，只有使用“批示”文種。而“請示”，不論所請示的事項上級同意與否，按應 及作出批示，批示時使用“批復”文種。,（4）,（5）,（6）,不要與報告混淆使用,注意請示內容要完整,請求撥款的應附預算表；請求批準規(guī)章制度的，應附規(guī)章制度內容；請示處理 問題的，本單位應先明

49、確表態(tài)。,聯(lián)合行文時要做好會簽,會簽時，應將主辦機關排在首位,1,,2,3,1、上行文：請示、報告、意見。,匯報的工作內容必須真實可靠。報告具有匯報性的特點，因此報告的內容必須真實可靠，不得有絲毫虛假，無論成績、經(jīng)驗還是問題、教訓都須忠于事實。,報告要迅速及時。除定期報告外，對于發(fā)現(xiàn)的情況應及時向上級作出報告。否則，時過境遷，就會失去報告的意見和價值。,反映情況要有信息價值。在報告內容方面，應該著重反映那些政策性強、影響面大，帶有動向性

50、的情況和問題。建議性報告要切合實際，合情合理；答復性報告要有問必答，有答則明。在材料安排方面，應點面結合，有詳有略，才能使內容具體而不空乏，有信息量和說服力。,,4,5,6,對情況要有分析有看法,報告中把夾帶請示事項,報告中不得提出意見和建議,1、上行文：請示、報告、意見。,寫“意見”前要做好累積準備。寫意見必須全面深刻地領會和掌握黨的有關方針，政策以此作為提出意見的指導思想。,意見的兩種表現(xiàn)形式的寫法。一為“意見”，二為“實施意見”前

51、者寫得原則一些，提出大體要求和辦法。后者而更為明確具體，以便規(guī)范實施,要分清“請示”與上行“意見”文種使用上的差異。請示的內容較多涉及的是“人、財、物、機構、編制”及工作中遇到需上級作出決定的問題或應上級審計的事項。意見的內容多是對工作中一些重大問題提出見解和處理辦法及所遇到的困難，要求上級給予指示或支持。,“意見”有三種行文方向。,2、下行文：通知、通報、批復、意見、決定、決議、會議紀要。,,通知,（1）,（2）,（3）,可分為批轉性

52、、轉發(fā)性、印發(fā)性通知、傳達要求執(zhí)行，周知性通知，人事任免通知。,要擬定一個明晰恰切的標題。使讀者一看標題便知道通知什么或要求做什么事。,對于非周知性的通知，應一律寫明主送機關名稱，不論被通知的機關為幾個，都應這樣做。,不論哪種類型通知，其事項部分都要寫得符合實際，切實可行；應知應辦的事項要交代清楚，文字要簡練準確，證據(jù)要懇切莊重。,,2、下行文：通知、通報、批復、意見、決定、決議、會議紀要。,,,,（1）,（2）,（3）,（4）,典型性

53、、教育性、知照性有針對性。,抓準時機。對工作中好的和不良的事情，都能及時發(fā)現(xiàn)，予以表彰或批評。否則， 錯過時機，就失去通報對實際工作的指導作用。,注意典型的真實性。通報的目的是用典型事實對群眾進行引導，教育。因此，通報的內容必須具有代表性、具有教育意義的人或事，能給人啟迪、警示作用。,用語要復明。通報的目的在于教育和警戒廣大干部群眾。因此，敘述事件要做到言 簡意賅，內容明確，使人一看便知發(fā)文的目的和要求。,,,,2、下行文：通知、通報、

54、批復、意見、決定、決議、會議紀要。,要求上級收到請示后，及時進行周密的調查了解，掌握有關情況，根據(jù)現(xiàn)行的法律和規(guī)章制度，經(jīng)過研究討論，及時作答復。,（1）,（2）,（3）,包括批復的態(tài)度和批復的意見。態(tài)度要鮮明，完全同意，部分同意或不同意，都非常清楚。意見要具體，一般逐條列出，還可具體提出處理意見。,慎重對待，及時答復,批復的事項,批復正文表達要點,問題性批復，針對請示的有關問題，交待“處理方法”；事務性批復，針對請示的有關工作事務說明

55、“實施要求”。內容要具體，實用，可 操作性強。,2、下行文：通知、通報、批復、意見、決定、決議、會議紀要。,,下行文。凡屬闡明工作指導原則，應用意見。,2、下行文：通知、通報、批復、意見、決定、決議、會議紀要。,(1)、要把握會議的中心,首先要吃透會議精神，了解會議背景、形勢及目的；理解會議主旨，掌握會議的肯定性意見書和不同意見及要求。,(2)、要注意成文的時效性,會議進行討論的決議稿，也會在會議進行期間不斷進行修改、補充和調整，以便按

56、時提交會議討論和通過。所以要求成文迅速、及時。,(3)、在寫法上要講究技法。,行文要做到敘議結合、定性準確、評價恰當，要有邏輯力量，激發(fā)人們執(zhí)行決議的積極性和自覺性。,2、下行文：通知、通報、批復、意見、決定、決議、會議紀要。,會議紀要是對所有會議材料的概括、綜合和提煉。,會議紀要篇幅不宜過長，語言表達要簡明扼要,內容必須真實,要寫好紀要，必須認真做好材料的搜集，整理和加工能力。并按照會議精神和領導意圖對材料進行恰當?shù)暮Y選，圍繞紀要的主

57、旨進行精神安排。,在表述方式上，常用第三人稱敘述，如：“會議認為”，“會議強調”、“會議指出”、“會議號召”、“會議決定”。來體現(xiàn)領導者集體和與會者的共同思想和意見。,要準確反映會議的真實情況和基本精神。同時，限于會議議及的內容，不可將執(zhí)行者的個人見解摻雜進去。,,3、平行文：如通知、意見、函等,,（1）,要擬定一個明晰恰切的標題 。通知的性質決定了寫作時必須十分關注標題的擬制，看了便知通知的內容和要求。,對于非周知性的通知，應一律寫明

58、主送機關名稱，不論被通知的機關為幾個，都應這樣做。,不論是哪種類型的通知，其事項部分都要寫得符合實際，切實可行；應知應辦的事項要交代清楚，文字要簡練準確，語氣要懇切莊重。,3、平行文：如通知、意見、函等,,不相隸屬機關之間相互行文，對涉及某一重要問題所提的見解和處理方法，如供對方參考不需回復的，應用“意見”，需回復的，則用“函”。,3、平行文：如通知、意見、函等,（1）,直敘其事,函的寫作，最基本的要求是開門見山，直敘其事，簡潔地寫出原

59、則、事項即可。,（2）,態(tài)度要誠懇,對平級或不相錄屬機關要平等對待。,（3）,措辭得體,函用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請示批準和答復事項。向上級行文應尊重、謙遜；平級之間應平等、商量的語氣、對下級行文要嚴肅，但不能盛氣凌人。,（4）,注意求批函與請示的區(qū)別,在工作中常將請求批準函和請示混用的情況。原因：一是不了解函與請示的使用范圍；二是求批一方認為請示是有求于人，用函不尊重對方；審批一方則認為用函是輕視自己，迫使對方用